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Informelle Kommunikation

Was in der Mitarbeiterzeitschrift steht ist schön, aber der „Flurfunk“ weiß es besser - so denken viele Mitarbeiter. Doch beim Kollegengespräch am Kaffeeautomaten bleibt es nicht. Das Gerücht wird weitergetragen, von Büro zu Büro, von Abteilung zu Abteilung und im schlechtesten Fall hinaus aus dem Unternehmen zum Kaffeeautomaten der Konkurrenz. Die Macht der informellen Kommunikation zu erkennen, diese für sich auszunutzen und Krisen frühzeitig zu erkennen, dass ist die Herausforderung der Zukunft für Unternehmen.

Wie unterscheidet sich formelle von informeller Kommunikation?

Zuerst muss man sagen, dass die Unterscheidung von formeller und informeller Kommunikation immer wieder neu vorgenommen wird. Was die Versuche eine exakte Definition zu finden eint, ist das beide Kommunikationsarten sich für verschiedene Aufgaben unterschiedlich gut eignen.

Formelle Kommunikation ist…

  • Geplant (hält sich an organisatorische Vorgaben und Regeln)
  • Dauerhaft und Personenunabhängig
  • Geschäftsmäßiger, hochsprachlicher Sprachstil
  • Offizieller Charakter

Klassische Medien der formellen (Internen) Kommunikation: Schwarzes Brett, Veranstaltungen, Management Infobriefe, Mitarbeitergespräch, Newsletter, Mitarbeiterzeitschrift, Rundschreiben

Elektronische Medien der formellen (Internen) Kommunikation: E-Mail, Foren, Wikis, Blogs, Intranet, Corporate Radio, Business TV, Online-Newsletter, Chat/Webkonferenzen/Instant Messaging, Videokonferenz

Informelle Kommunikation ist...

  • ad hoc
  • ungeplante Themen
  • Umgangssprache
  • Weniger offizieller Charakter

Die informelle Kommunikation lässt sich zudem in die aufgabenbezogene und die soziale Funktion aufteilen. Ein Beispiel für die aufgabenbezogene Funktion kann die Weitergabe von Informationen auf dem „kleinen Dienstweg“ sein. Für die soziale Funktion ist beispielsweise die Weitergabe von sozialen Konventionen oder auch von ungeschriebenen Gesetzen zu nennen.

Organisationstheorien – Die „Entdeckung“ der informellen Kommunikation

Die klassischen Organisationstheorien konzentrierten sich auf die formale, interne Kommunikation. Unternehmen werden als weitgehend geschlossene, statische Gebilde betrachtet. Informelle Kommunikation oder Gruppenbeziehungen gelten als Störfaktoren.

Die Human-Relations-Bewegung entdeckte erstmals informelle Kommunikationskanäle und sorgte für verstärkte Aufmerksamkeit auf diesen Teil der Unternehmenskommunikation. Diese Theorie betont, dass die Motivation des Einzelnen und sein Engagement bei der Arbeit davon abhängen, wie dieser persönlich in die Abläufe einer Organisation eingebunden ist. Hier wird das Unternehmen als Gesamtheit von Eigenschaften und Bedürfnissen von Individuen betrachtet.

Im Gegensatz dazu, stellt die Systemtheorie die Beziehungen und Austauschprozesse zwischen Systemen (z.B. Unternehmen), den Mitgliedern und deren jeweiligen Umwelten in den Vordergrund. Ausgangspunkt ist die Betrachtung eines Unternehmens als dynamisches System von Beziehungen und Aktivitäten.

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Das AGIL-Schema ist ein systemtheoretisches Modell, das in den 1950er Jahren von dem amerikanischen Soziologen Talcott Parsons entwickelt wurde. Es beschreibt systematisch die Grundfunktionen, die ein jedes System zur Selbsterhaltung erfüllen muss. Demnach müssen alle Systeme vier elementare Funktionen erfüllen:

Adaptation (Anpassung), Goal Attainment (Zielerreichung), Integration (Integration) und Latency (Strukturerhaltung)

Einzelne Handlungen werden also nicht isoliert, sondern im Rahmen eines strukturellen und funktionalen Systemzusammenhanges betrachtet.

Informelle Kommunikationsnetze

Nimmt man die Systemtheorie als Grundlage, so können diese Beziehungen und Austauschprozesse durchaus als Sozialkapital für Unternehmen gesehen werden. Das Netz aus Beziehungen zu Einzelpersonen und Gruppenzugehörigkeiten, zum Beispiel von einem Manager, wird inzwischen sogar teilweise als Beitrag für das Betriebsvermögen bewertet.

Bewertet man das Netzwerk, also das Profil des Sozialkapital, so kann man als Unternehmen diese Netzwerke nutzen um bestimmte Ziele zu erreichen. Ein großes, nach Außen gerichtetes Netzwerk bietet zum Beispiel Geschäftschancen. Ein kleines, homogenes, auf sich selbst konzentriertes Netzwerk weist Sozialkapital in Form von Vertrauen und Kooperation auf.

Ebenso kann man gezielt den Aufbau solcher Netzwerke fördern. Zum Beispiel durch Job-Rotation oder fördern von Arbeitsgruppen im Unternehmen.

Fazit

Die Anerkennung und Förderung informeller Kommunikation erfordern Vertrauen. Wenn ein Unternehmen diese Besitz wird sich zum Beispiel…

  • ...die Flexibilität auf wechselnde externe und betriebsinterne Anforderungen erhöhen.
  • ...us der Sicht von Manager und Betriebsräte sich die Qualität von Produkten und Prozessen verbessern.
  • ...die Innovationsfähigkeit durch eine umfassende Förderung und Mobilisierung in unterschiedlichen Arbeitsbereichen und Prozessen wird gefördert.
  • ...können Belastungen, Zusatzarbeiten bis hin zu Konflikten, die durch verdeckte, verschobene und ungeklärte Probleme entstehen, vermieden werden.

Unternehmen können informelle Kooperation nicht verordnen, sie können nur die Voraussetzungen dafür schaffen. Informelle Kooperation kommt nur auf Initiative der handelnden Personen zustande; diese werden solche Formen nur dann praktizieren, wenn sie darin für sich Vorteile sehen. Allerdings ist zu vermeiden, dass durch die informelle Kooperation (ungeplant) neue Belastungen entstehen.

Quellen

1. Unternehmenskommunikation Claudia Mast, Lucius & Lucius, UTB

2. http://de.wikipedia.org/wiki/AGIL-Schema

3. Die Organisation des Informellen Annegret Bolte Stephanie Porschen VS Verl. für Sozialwiss., 2006 Kapitel V und X

4.http://de.wikipedia.org/wiki/Interne_Kommunikation

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